Copilot in Teams: vergadering samenvatten (2026)

Copilot in Teams kan tijdens een vergadering vragen beantwoorden en hoofdpunten, taken en mogelijke besluiten formuleren. Transcriptie is niet altijd nodig voor livegebruik, maar je hebt een beschikbaar transcript nodig om na afloop vragen over de gesproken inhoud te stellen en Copilot via Recap te gebruiken.

Kies eerst de juiste vergaderstand

De vergaderorganisator ziet, afhankelijk van organisatiebeleid, gevoeligheidslabel en template, onder Copilot en andere AI verschillende instellingen. Microsoft beschrijft deze hoofdkeuzes:

Gebruik Alleen tijdens de vergadering niet als synoniem voor "er wordt niets verwerkt of bewaard". Microsoft vermeldt dat prompts en antwoorden onder het Microsoft Purview- en bewaarbeleid van je organisatie kunnen vallen, ook wanneer transcriptie en opname uitstaan.

De optie die jij ziet, is geen algemene licentiebelofte. Organisatiebeleid, account, rol, licentie, vergaderingstype, organisatiegrens, privacyinstellingen en uitrol kunnen gebruik beperken. Controleer eerst welke Microsoft Copilot-ervaring je gebruikt en vraag bij een ontbrekende instelling je Teams-beheerder.

Stappenplan: van vergaderinstelling naar bevestigde afspraken

Stap 1: bepaal vóór de uitnodiging wat bewaard mag blijven

Classificeer het overleg voordat je Copilot, opname of transcriptie inschakelt. Beantwoord minimaal:

1. bevat het overleg persoonsgegevens, HR-, juridische of andere vertrouwelijke informatie;
2. is een transcript nodig voor controle en opvolging;
3. wie mag transcript, opname, chat en Recap zien;
4. welk bewaarbeleid geldt voor prompts, antwoorden en vergaderdata;
5. zijn externe deelnemers of gasten aanwezig.

Kies daarna in de vergaderopties de toegestane Copilot-stand. De organisator kan instellingen zien zonder zelf iedere Copilot-functie te mogen gebruiken. Een organisatiebeleid of gevoeligheidslabel kan keuzes verder beperken.

Lees voor een bredere gegevenscontrole ook privacy en AI. Bestaande rechten en beleid zijn belangrijker dan een losse aanname dat "geen opname" hetzelfde is als "geen bewaarplicht".

Stap 2: informeer deelnemers en controleer de taaldetectie

Meld vooraf of Copilot, transcriptie of opname wordt gebruikt, waarom dat nodig is, wie toegang krijgt en hoe correcties worden verwerkt. Volg het organisatiebeleid en de toepasselijke afspraken of regelgeving rond medewerkers, klanten en externe deelnemers.

Microsoft kondigde in april 2026 aan dat Teams automatisch de taal van iedere spreker detecteert en in realtime bijwerkt. De handmatige taalkeuze verdwijnt uit de actuele ervaring. Omdat uitrol, client en vergaderinstellingen kunnen verschillen, controleer je wat jouw Teams-versie werkelijk toont en of live captions of transcript de taal goed herkennen. Corrigeer waar de beschikbare taalinstellingen dat toelaten en leg belangrijke namen, afkortingen en vaktermen eventueel vooraf vast in agenda of chat.

Stap 3: open Copilot en stel één controleerbare vraag

Selecteer Copilot in de vergaderbalk. Bij Alleen tijdens de vergadering gebruikt Copilot tijdelijke spraak-naar-tekstgegevens. Teams detecteert in de actuele uitrol automatisch de gesproken taal; een client die nog niet is bijgewerkt kan tijdelijk een andere taalbediening tonen. Bij Tijdens en na de vergadering wordt transcriptie gebruikt.

Begin met een afgebakende vraag:

Noem de besluiten die tot nu toe expliciet zijn bevestigd. Scheid voorstellen, bezwaren en open vragen. Vermeld per punt wie het uitsprak en geef de beschikbare verwijzing naar transcript of chat.

De chat met Copilot is privé voor de persoon die de vraag stelt, maar dat betekent niet dat prompts en antwoorden buiten het compliancebeleid vallen. Deel een antwoord pas nadat je de bron en toegangsrechten hebt gecontroleerd.

Stap 4: controleer spreker, bron en formulering

Open beschikbare verwijzingen en vergelijk de AI-uitkomst met transcript en chat:

1. heeft de genoemde persoon het punt werkelijk gezegd;
2. was het een besluit, voorstel, vraag of bezwaar;
3. geldt er een voorwaarde of uitzondering;
4. is een later onderdeel van het gesprek in tegenspraak;
5. is de naam of vakterm correct herkend.

Vraag bij twijfel:

Toon alleen punten waarvoor je een duidelijke bron in transcript of chat hebt. Markeer overige conclusies als onzeker en verander geen voorstel in een besluit.

Een korte samenvatting dekt niet automatisch de hele vergadering. Microsoft waarschuwt dat generatieve antwoorden onjuist kunnen zijn en dat lange of inhoudsarme vergaderingen de kwaliteit beïnvloeden.

Stap 5: leg actiepunten buiten de AI-uitvoer vast

Laat Copilot een werkconcept maken:

Maak een tabel met actie, voorgestelde eigenaar, gewenste datum, bron en status. Neem alleen punten op die in deze vergadering zijn genoemd en zet onbevestigde eigenaar of datum op "te bevestigen".

Controleer vervolgens met de deelnemers:

• is de actie concreet en uitvoerbaar;
• accepteert de genoemde eigenaar de taak;
• is de datum bevestigd en haalbaar;
• staat de bronpassage in de juiste context;
• hoort de actie in het gekozen project- of taaksysteem.

Zet goedgekeurde acties daarna in de afgesproken werkomgeving. Copilot is geen transactielogboek en een AI-tabel is geen formele opdracht. Voor een bredere workflow lees je AI voor projectmanagement.

Stap 6: controleer na afloop chat, transcript en Recap

Open de vergaderchat en Recap. Voor vragen over wat er is gezegd, moet een transcript beschikbaar zijn. Zonder transcript kan Copilot in de vergaderchat alleen de chatberichten gebruiken.

Controleer:

1. of transcript en opname volgens de gekozen instelling aanwezig horen te zijn;
2. wie toegang heeft en of externe deelnemers terecht zijn uitgesloten of toegelaten;
3. of sprekers, namen en tijden kloppen;
4. of actiepunten en besluiten overeenkomen met de bron;
5. of fouten moeten worden gecorrigeerd of het transcript volgens beleid moet worden verwijderd.

In een terugkerende vergadering kan Copilot-geschiedenis veranderen of verdwijnen wanneer een later transcript in de serie beschikbaar komt of een transcript niet langer beschikbaar is. Bewaar goedgekeurde besluiten daarom in het officiële project- of besluitregister.

Stap 7: verstuur een menselijke bevestiging

Maak een korte follow-up met:

• bevestigde besluiten;
• actie, eigenaar en datum;
• open vragen;
• link naar de toegestane bron of taak;
• correctietermijn.

Gebruik eventueel Copilot in Outlook voor een concept, maar laat de voorzitter of verantwoordelijke eigenaar de inhoud goedkeuren. Verstuur geen volledig transcript wanneer alleen een beperkte besluitenlijst nodig is.

Teams-chats en kanalen samenvatten

Copilot kan in ondersteunde een-op-een-chats, groepschats en kanalen tekstberichten samenvatten en open vragen, besluiten of links aanwijzen. Microsoft noemt een recente standaardperiode wanneer je geen tijdvak opgeeft. Geef daarom altijd een expliciet bereik:

Vat alleen de tekstberichten in dit kanaal van de afgelopen werkweek samen. Scheid besluiten, open vragen en actiepunten. Geef per punt een bronverwijzing naar het bericht.

Copilot kan volgens de actuele Teams-uitleg geen afbeeldingen, Loop-onderdelen of bestanden samenvatten die alleen in de berichtreeks zijn gedeeld. Open die onderdelen zelf en behandel een chat-samenvatting niet als samenvatting van alle bijlagen.

Voor andere opname- en vergadertools en hun gegevensroutes kun je AI-vergaderingen samenvatten raadplegen. Verplaats transcript of opname niet zonder toestemming naar een tweede dienst.

Copilot is niet hetzelfde als Facilitator of Recap

Houd de onderdelen uit elkaar:

• Copilot in de vergadering beantwoordt jouw vragen op basis van beschikbare vergadercontext.
• Facilitator is een aparte Teams-agent voor onder meer realtime notities en begeleiding en kent eigen beschikbaarheid en instellingen.
• Recap is de plek waar na een opgenomen of getranscribeerde vergadering onder meer transcript, opname en aanvullende terugblikfuncties kunnen staan.

Schrijf dus niet dat "Copilot automatisch officiële notulen maakt". Controleer welke functie actief was, welke data ze gebruikte en wie de uiteindelijke notulen heeft goedgekeurd.

Gegevens, rechten en organisatiegrenzen

Microsoft 365 Copilot gebruikt organisatiegegevens waarvoor de gebruiker al rechten heeft. Dat model voorkomt geen probleem door bestaande te ruime rechten. Controleer toegang tot chat, kanaal, transcript, opname, Recap, gedeelde bestanden en externe deelnemers afzonderlijk.

Microsoft vermeldt dat prompts, antwoorden en via Microsoft Graph gebruikte gegevens niet worden ingezet om foundation-modellen van Microsoft 365 Copilot te trainen. Interacties worden wel verwerkt en kunnen worden opgeslagen volgens contractuele toezeggingen, Purview-beleid, audit en eDiscovery. Gebruik daarom geen absolute claim dat een vergadering zonder transcript nergens sporen achterlaat.

Copilot voor vergaderingen werkt volgens Microsoft niet voor iedere deelnemer in een buiten de eigen organisatie gehoste vergadering. Beoordeel gast-, externe en multi-tenant-situaties vooraf en test de bedoelde ervaring niet pas tijdens een gevoelig klantgesprek.

Veelgemaakte fouten

• Transcriptie altijd verplicht noemen. Alleen livegebruik in de stand Alleen tijdens de vergadering kan zonder opgeslagen transcript werken.
• Geen transcript als geen bewaring uitleggen. Prompts en antwoorden kunnen onder Purview- en compliancebeleid vallen.
• Een Copilot-samenvatting als officiële notulen delen. Laat besluiten, eigenaar en datum door mensen bevestigen.
• Voorstel en besluit verwisselen. Controleer formulering, spreker, tijd en latere correcties.
• Onjuiste taaldetectie niet opmerken. Controleer live captions of transcript, namen, afkortingen en vaktermen.
• Aannemen dat chat-samenvatting bestanden meeneemt. Open afbeeldingen, Loop-onderdelen en bijlagen afzonderlijk.
• Actiepunten alleen in Copilot laten staan. Zet goedgekeurde acties in het officiële taaksysteem.
• Copilot, Facilitator en Recap door elkaar halen. Controleer per functie instelling, bron, rechten en bewaargedrag.

Veelgestelde vragen

Is transcriptie verplicht voor Copilot in een Teams-vergadering?

Niet altijd. Met Alleen tijdens de vergadering kan Copilot tijdelijke spraak-naar-tekstgegevens gebruiken zonder opgeslagen transcript. Voor vragen over gesproken inhoud na afloop en toegang via Recap is wel een beschikbaar transcript nodig.

Blijft Copilot beschikbaar na een vergadering zonder transcript?

Niet voor de niet-getranscribeerde gesproken inhoud. In de stand Alleen tijdens de vergadering is die gebruikerservaring na afloop niet beschikbaar via Recap. Prompts en antwoorden kunnen volgens het Purview- en bewaarbeleid van je organisatie wel voor compliance worden bewaard.

Maakt Copilot automatisch officiële notulen?

Nee. Copilot kan op verzoek hoofdpunten, taken en mogelijke besluiten formuleren, maar dat zijn AI-uitkomsten en geen goedgekeurde notulen. Laat deelnemers en actiehouders de uiteindelijke afspraken, eigenaar en datum bevestigen.

Kan ik Copilot vragen stellen tijdens en na de vergadering?

Tijdens een ondersteunde vergadering kun je Copilot vragen stellen zodra de toegestane stand actief is. Na afloop kan Copilot gesproken inhoud alleen gebruiken als een transcript beschikbaar blijft; zonder transcript kan Copilot in de vergaderchat alleen chatberichten gebruiken.

Kan Copilot een Teams-chat of kanaal samenvatten?

Ja, in ondersteunde chats en kanalen kan Copilot hoofdpunten, besluiten en actiepunten uit tekstberichten samenvatten. Standaard gebruikt het een beperkte recente periode en het kan volgens Microsoft geen afbeeldingen, Loop-onderdelen of gedeelde bestanden uit de berichtreeks samenvatten.

Werkt Copilot in een Nederlandstalige vergadering?

Microsoft 365 Copilot ondersteunt Nederlands voor prompts en antwoorden. Teams detecteert in de actuele uitrol automatisch de taal van iedere spreker; controleer door gefaseerde uitrol toch wat jouw client toont en of transcript, namen, vaktermen en actiepunten correct zijn herkend.

Wie bepaalt of Copilot in de vergadering mag worden gebruikt?

Organisatiebeleid, gevoeligheidslabels, vergadertemplates en de instelling van de organisator bepalen samen wat mogelijk is. Account, licentie, rol, transcriptierechten, organisatiegrenzen en uitrol kunnen daarna bepalen welke deelnemer Copilot werkelijk kan openen.

Officiële bronnen

• Catch up on meetings with Microsoft 365 Copilot in Teams
• Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call
• How to use Microsoft 365 Copilot in Teams chats and channels
• Recap in Microsoft Teams
• Manage Microsoft 365 Copilot in Teams meetings and events
• What's new in Microsoft Teams
• Supported languages for Microsoft 365 Copilot
• Facilitator in Microsoft Teams meetings
• Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot